「展示会や合同説明会に出展することが決まったけど、何から手をつけていいかわからない…」そんな悩みを抱えている方も多いと思います。当日慌ててしまわないためにも、準備で早すぎることはありません！
今回は出展を決めたあとの流れを弊社広報担当に取材しました。実際の合同説明会の準備から当日までの流れをご紹介します！
出展準備の基本ステップ
まずは出展が決まってから当日までの準備について、順を追って見ていきましょう！
1. 出展日2か月前が勝負！
多くの展示会や合同説明会は、開催日の6～8か月前から出展申し込みの受付が始まります。
最近はもっぱらインターネット上で受付が完了することが多いです。弊社広報チーム（採用促進も兼任）のとある合同説明会を例にとりますと、指定の方法でWEB申し込みはさくっと完了とのこと。
制作する資材にも寄りますが可能なら開催日の2か月前、遅くとも6週間前から準備を始めておくと安心です！
▼今回は以下のスケジュールで進めました
- 2か月前ブースのレイアウトと資材リストの作成
- 6週間～印刷物のデータの準備
- 1か月前印刷物の製作・発注
- 1週間前～前日アイテムの最終確認、搬入・搬出最終確認
- 当日説明会当日！
2. ブースのレイアウト決定と必要な資材リストの作成
まずは、ブースで必要な展示ツールをリストアップし、配置を計画します。
今回使用した資材
- 長机と椅子（会場貸し出し）
- テーブルクロス（新規製作）
- 椅子カバー（新規製作）
- ブース前面用バナースタンド（新規製作）
- 会社案内パンフレット
- 自社製作グッズ
また、スペースが広くとれる場合はインパクト大のロールアップバナーが特におすすめです！
3. 印刷が必要なアイテムの製作
今回は以下3アイテムをオリジナルデザインで制作していきます。
- テーブルクロス
- 椅子カバー
- バナースタンドS
実際のデータと製作物をご紹介いたします。
印刷する際、弊社ロゴを必ず入れ、色もロゴカラーをメインにしたデザインを採用することに決定。
※弊社ロゴのプチ情報※
BeBlockと書いて、「ビブロック」と読みます。
Be-Block・・・積み木（ブロック）のような多面的なビジネス展開と多様性を大切にしながら、個々の人権を尊重し、チームとして成長する会社でありたいとという思いが込められています。
テーブルクロス
テーブルクロスは以下の赤色ベースのデザインに決定しました。全体が目立つ赤色にしました。
| サイズ | ｗ1550ｘｈ1550mmの正方形 |
| メディア | トロマット |
今回はトロマット生地のフラットな1枚物を作成。
フラットな1枚物のテーブルクロスは会場ごとのテーブル、長机の天面に合わせて折り込んで自由に調整できるのが強みです。
よく目にする長机の対応サイズはW3200×H1550mmですが、以前作成したことがあるそうで、今回はちょっと小さめサイズ。
会場によってテーブルの形も様々のため、今回は正方形で作成となったそうです。
完成したテーブルクロスがこちら。
取り急ぎオフィスにある円形・四角形のテーブルにかぶせてみました。
フラットな1枚物だからこそ、テーブルの形にフィットしてくれます。
▼テーブルクロスの商品詳細はこちら▼
椅子カバー
椅子カバーは ショートとロングタイプがありますが、今回はよりアピール範囲の広い、ロングタイプに決定。
椅子カバーの特徴は何といってもフチテープの色も指定出来るところです。デザイン背景と同系色でいくもよし、差し色としてアクセントカラーを選ぶのも良いですよね。
今回、椅子カバーの全体は黒色にロゴを配置するデザインに決定、フチテープはコーポレートカラーでもある「赤」を選びました。赤色がよいアクセントになりそうな予感がします。
完成品がこちら！
フチの赤色がアクセントになってかっこいい仕上がりになりました。
印刷も問題なく、きれいに仕上がっています。
2つ並べてみるとこんな感じです。
▼椅子カバーの商品詳細はこちら▼
バナースタンド
バナースタンドの盤面は、テキストと希望仕上がりイメージを伝えてデザインラフを作成。
色はロゴの色に合わせた赤色を基調とし、製作アイテムの写真を配置する構成にしました。
完成品がこちら！
横にはXバナースタンドの本体も添えています。
四方のハトメには合皮による補強加工が入っていて安心です。
実際に組み立ててみると、こんな感じ。ドアよりも少し小さいほどの大きさになりました。
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自社紹介アイテム
最後に、忘れてはならない自社紹介アイテムを！
自社パンフレットやチラシ、自社製品を合同説明会用にピックアップしておくと準備が楽ちんです。
弊社ではアクリルキーホルダーやアクリルスタンドなどのアクリルグッズ、缶バッジ、コースターやピンバッジなどのグッズ商品のオリジナル製作行っているため、学生に興味をもってもらえるように様々なアイテムをそろえておきます。
最終準備
さて、合同説明会用資材は全て揃いました！これで安心……と、その前に
前日、2日前には最終確認を忘れずに行いましょう！
具体的には以下のような項目を確認していきます。
- 当日の搬出入の時間や場所、進行スケジュールを確認
- 会場の備品の確認
- 装飾アイテム、配布用資料の内容確認とパッキング
- パソコンを持参する場合はスライドや資料等が正しく表示されているか確認
（資料のデータもバックアップしておくと安心） - パソコン関係のケーブル、アダプタや延長コードなどの確認
弊社では横58×縦42×高さ15cmの段ボール1式と、バナースタンドの本体が1本に収まりました！
バナースタンドは残念ながら入りきりませんでしたが、300グラム程度と軽いため、大きな負担にはならないとのことです。
合同説明会当日の流れ
さて、いよいよ説明会当日です！まずは当日の流れを確認していきましょう
- 9:20搬入と会場準備スタート
- 9:40主催者側からの注意事項、および開場前の説明
- 10:00～16：00開場・合同説明会
- 16:30~17：00終礼・撤収
搬入～開場
移動手段は電車もしくは車かと思います。荷物や人数に合わせ柔軟に決めていきたいところですが、遅刻しないように注意！
会場に着いたら、自社ブースに長机にテーブルクロス、椅子カバーを来場者用の椅子にセット。
パンフレット、自社商品グッズをテーブルに並べて……準備完了！
（今回スペースの関係でバナースタンドが設置できませんでした…残念）
コーポレートカラーに赤を用いている会社が少ないこともあり、会場内では赤い色がひときわ目を引きますね。ありがたいことに学生さんが、入れ代わり立ち代わり、ブースに立ち寄ってくださいました。
テーブルクロスがあるだけでも、周りの企業ブースと差がつくことが分かります。
終礼・撤収
会場の撤収時刻は厳守！時間を守って、撤収時刻前に資材をまとめます。
資材はなるべく小さく折りたためる布製や、収納しやすい形状だと撤収の手間が小さくなるのでおすすめです。
ほかの会場の様子
今回ご紹介した説明会以外の会場の様子もご紹介します！
こちらは半円上のテーブルでした。正方形のテーブルクロスがいい感じにフィット！
こちらはしっかりと広くブーススペースがあったため、バナーを横にどしっと配置できました。テーブルクロスは今回のご紹介したデザインとは異なりますが、ロゴの白と赤基調のデザインです。
高さがあるので遠くから見てもしっかり目立っていますね！
バナーと、テーブルクロス、椅子カバーがロゴの3色をメインで使用し、のっぺりし過ぎずメリハリのあるブースになりました。
弊社広報担当に聞いてみた！
ここまで合同説明会の準備から当日の流れまで一通りご紹介してきました。
最後に、実際に弊社の広報担当Oさんが合同説明会に出店してみた経験談を、大判プリントの達人公式キャラの番長が聞いちゃいました！
インタビューに協力してくださった方
Oさん：入社4年目、26歳、広報チーム（採用促進も兼任）所属。某アイドル推し、趣味はカフェ巡りだそうです
今回のインタビュアー
オオバン番長：大判プリントの達人の公式キャラ。鳥類ツル目クイナ科オオバン属
まじめな性格で、顔の「大」の傷があります。空を飛べて、実は海も泳げる
では早速質問していきましょう！
ずばり、準備で一番大変なことは何ですか？
説明会用資材を一式そろえることです！
説明会は自社の代表として参加する場なので、しっかり内容を考えました。ただ、一度準備してしまえば、ある程度使いまわすことができるので準備はだいぶ楽になりました。
また、会場によって備え付けの机や椅子、貸出しの有無に違いがあるので会場の詳細は注意して確認しています。
ブース装飾やレイアウトにこだわりはありますか？
全体のカラーを統一させることです。
色がたくさん使われているとごちゃごちゃした印象になり、伝えたいことがうまく伝わらないように思います。自社ロゴの色が「赤」「黒」「白」なので、この3色以外は使用する範囲を少なくするようにしました。
また、自立式で広い範囲を使って訴求できるバナースタンドＳは特に来場者の目に留まるアイテムなので、可能な限り設置するようにしています。
説明会当日に集客面で心掛けていることは何でしょうか。
1番集客力の高いバナースタンドは多くの人から見える位置に配置し、人の流れに合わせて机の横にやや斜めに置いたところ、来場者の目に留まりやすくなったと感じます。
また、ブースに誰も人がいないと「声を掛けてもいいのかな‥…」と感じて遠慮してしまうと思います。話を聞いてみたいけどどうしようかなと戸惑っている様子が見られたら、こちらから「こっちおいでー！」と手招きをして呼びかけるようにしています。
強引にではなく、あくまでも親しみやすいアクションが大事です！
会社紹介で意識していることはありますか？
推し活などでグッズに興味を持っている学生さんが増えてきているように感じます。そのため、テーブル上に並べてある弊社制作グッズを見せつつ、「グッズ制作としてのモノづくり」に直接携われることを特に強調して紹介しています。
BeBlockはグッズ以外の事業もあるので、「推し活はあんまり……」という学生さんでも興味のあることを聞きながら会社について紹介するようにしています。
いきなり会社の詳細をプレゼンするのではなく、学生さんに寄り添いながらまずは事業を通して会社を知ってもらうことが大切だと考えています。
Oさん、ご協力いただきありがとうございました！
まとめ
今回は実際の説明会に出店する際の流れのご紹介と、弊社の広報担当へのインタビューを行いました。
弊社広報担当によれば、展示会、合同説明会は全体を見ると「段取り8割 当日2割」とのこと！
資材準備が出来ていればあとは当日の来場者引き当てに全力を注ぐのみ、はじめが肝心ということですね。
会場の規模にもよりますが、赤系は目に留まりやすいため最小限の資材準備（テーブルクロス、椅子カバー、バナースタンドＳ）でも十分にインパクトは残せるのではないでしょうか。
コーポレートカラーが赤色ではない場合は、色を絞ってシンプルなデザインにすることでメリハリがつき、目に留まるかと思います！
展示会の装飾アイテムは弊社「大判プリントの達人」でも制作できます！
テーブルクロスと椅子カバーはデザイン制作から承っておりますので、データ制作が不安な方でも安心です。
このブログがお役に立てれば幸いです。また次回のブログでお会いしましょう！
